1. Inleiding
In een dorp als Kloosterhaar staan de voorzieningen onder druk, ook het dorpshuis ‘t Haarschut. In de achter ons liggende jaren zijn winkels gesloten, is de bank verdwenen en staat het verenigingsleven onder druk door teruglopende leden aantallen. Dorpshuis ’t Haarschut is al jaren hét ontmoetingspunt van Kloosterhaar. Verschillende verenigingen als de muziekvereniging, dansgroepen, het zangkoor, de kaartclub, de jeu de boulesvereniging, het dweilorkest zijn actieve gebruikers.
Naast een vaste plek voor verenigingen biedt het dorpshuis onderdak aan het Klushuus en is het dorpshuis servicepunt voor de bibliotheek.
De georganiseerde evenementen, zoals feestavonden met (live-)muziek, het jaarlijkse pannenkoekenfeest en toneeluitvoeringen, trekken veel publiek uit Kloosterhaar en nabije dorpen. Tevens dient het sportcafé als belangrijke ontmoetingsplek voor sportliefhebbers!
2. Algemeen
De kernwoorden verbinding en ontmoeting staan centraal bij dorpshuis ‘t Haarschut. Het dorpshuis zorgt voor verbinding en ontmoeting tussen mensen, organisaties en activiteiten.
Het beleid wordt ieder jaar voorgelegd aan de gebruikersraad. Tevens wordt het voorafgaande jaar geëvalueerd tijdens deze bijeenkomsten. Gebruikers kunnen hierdoor meedenken binnen het beleid beschreven door het bestuur.
3. Doelstelling
Statutair hebben wij als doelstelling laten vastleggen:
De stichting heeft ten doel het vergroten en behouden van de leefbaarheid van Kloosterhaar, het bevorderen van de onderlinge verbinding en het welzijn van de bewoners van Kloosterhaar en omgeving.
Deze doelstelling wordt vormgeven door het onderdak bieden aan verenigingen die het dorpshuis ‘t Haarschut kunnen en willen gebruiken om hun verenigingsactiviteiten te kunnen houden. Tevens zien wij kansen in de ontwikkeling van zorgwoningen in Kloosterhaar. Het streven om inwoners van het dorp de kans te geven langer in het eigen dorp te blijven wonen betekent ook dat zij gebruik kunnen blijven maken van de activiteiten in het dorpshuis ‘t Haarschut.
Daarnaast worden er activiteiten georganiseerd die tot doel hebben de saamhorigheid in het dorp te vergroten en te verstevigen. Dit gebeurt in de vorm van sociaal culturele activiteiten, jeugdwerk, vergader- en ontmoetingsbijeenkomsten. Kortom het dorpshuis ’t Haarschut dient het kloppend hart van het dorp Kloosterhaar te zijn.
Een breed aanbod voor alle inwoners van Kloosterhaar en omgeving is het doel van het bestuur. Daardoor staat het organiseren van activiteiten iedere maand op onze agenda tijdens de bestuursvergadering. Deze activiteiten worden vanuit het bestuur georganiseerd en daarnaast is er ruimte om mee te denken en mee te organiseren vanuit dorpsbewoners.
4. Bestuur en organisatie
Bestuur en beheer/organisatie Stichting dorpshuis Kloosterhaar heeft een (vrijwilligers)bestuur van vijf personen. De vrijwillige bestuursleden krijgen geen onkosten- of vrijwilligersvergoeding. Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het functioneren van de Stichting. Binnen het bestuur bestaat een portefeuilleverdeling (voorzitter, secretaris, penningsmeester en algemeen bestuurslid). Het bestuur vergadert maandelijks.
Het bestuur bestaat uit:
Herald Schepers, voorzitter
Annemiek Bokxem, penningmeester
Bernique Horstman, secretaris
Twan ten Napel, algemeen lid belast met technisch onderhoud
Leon Sieben, algemeen lid belast met de coördinatie activiteiten
De stichting is ingeschreven bij de KVK onder nr. 05057333, RSIN 0061.91.113.B01.
De stichting is bereikbaar via e-mail info@dorpshuiskloosterhaar.nl.
4.1 Beheer
Het bestuur heeft een beheerder in dienst. De beheerder verzorgt de dagelijkse gang van zaken in het dorpshuis en regelt verhuur en bezetting. Er is een grote groep vrijwilligers die de beheerder bij dagelijkse werkzaamheden ondersteunt. Deze vrijwilligers kunnen, volgens wettelijke normen, voor bepaalde activiteiten een vrijwilligersvergoeding ontvangen.
4.2 Werkgroepen
Onder toezicht van het bestuur functioneren werkgroepen die verantwoordelijk zijn voor enkele activiteiten en of gedeeltelijk onderhoud van het gebouw. Zo kennen wij de werkgroepen Jongerencentrum Kloo-jo, ’t Noaberschap en Klushuus. Deze werkgroepen hebben een eigen begroting en leggen éénmaal per jaar verantwoording af aan het bestuur.
4.3 Financiën
De financiële verslaglegging vindt plaats op jaarbasis. Jaarlijks wordt een begroting en jaarrekening gepresenteerd tijdens de gebruikersraad. De gebruikersraad is een vertegenwoordiging van alle vaste gebruikers in het dorpshuis. Onder gebruikers verstaan wij:
Alle verenigingen die een huurcontract hebben en een afgevaardigde van Kloo-jo, het Klushuus, ’t Noaberschap, het kerkbestuur en het Plaatselijk belang.
Het dorpshuis krijgt inkomsten vanuit verhuur, opbrengsten sociaal culturele activiteiten, horeca, feesten, giften, donaties en subsidies.
Het gebouw is eigendom van de stichting en is vrij van hypotheek en andere lasten.
5. Gebruikersbeleid
In het dorpshuis zijn de volgende ruimtes:
– Entree
– Grote zaal
– Kuierzaal
– Noaberzaal
– Bibliotheekruimte
– Klushuus
– Jongerencentrum Kloo-jo
Het dorpshuis is beschikbaar voor alle verenigingen, organisaties, buurtverenigingen en groepen uit Kloosterhaar, zowel voor bestuur- en ledenbijeenkomsten als voor bijeenkomsten gericht op activiteiten voor de bevolking van Kloosterhaar. De Muziekvereniging Crescendo, Protestantse Kerk Nederland, Senioren Kontakt Kloosterhaar, Volksdansgroep Ouda, Linedancegroep, Vrouwenvereniging Petra, Zangkoor Jubilate horen bij de vaste gebruikers van het dorpshuis. Zij verzorgen dans, zang, muziek en ontmoetingsbijeenkomst op vaste tijdstippen. ‘t Noaberschap verzorgt ‘Samen eten’, een activiteit waar alle dorpsbewoners kunnen aanschuiven voor een warme maaltijd.
Verenigingen betalen een huurvergoeding tegen het zogenoemde verenigingstarief. Organisaties met een commercieel belang betalen het commerciële tarief. De tarieven worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld onder goedkeuring van de gebruikersraad.
6. Activiteiten
De volgende activiteiten hebben de afgelopen plaatsgevonden in het dorpshuis.
| 2021 | 2022 | 2023 |
| Corona Geen activiteiten georganiseerd | 27-04-22 Koningsdag met zeskamp 29-04-22 Bingo 07-05-22 Spare Jerry’s | 22-04-23 Jeugdplaybackshow 26-04-23 Koningsnacht 27-04-23 Koningsdag met zeskamp 28-04-23 Bingo 29-04-23 Hollandse avond 01-05-23 t/m 03-05-2023 Houtdorp 03-05-23 Lasergamen 05-05-23 Pubquiz 07-05-23 Country dansmiddag |
7. De exploitatie van het Dorpshuis ‘t Haarschut
Het dorpshuis wordt in principe gerund door vrijwilligers met ondersteuning van een betaalde beheerder en is, in eerste instantie, niet commercieel van opzet. Hierdoor volstaat een sluitende exploitatiebegroting. De exploitatie van het dorpshuis staat of valt bij de inzet van de vrijwilligers. Er zijn nu zo’n 60 vrijwilligers actief: in het bestuur, het dagelijks beheer, bij de exploitatie van de bar, het schoonmaken en bij het (tuin)onderhoud. Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door ervaren vrijwilligers. Alle vrijwilligers zijn W.A. verzekerd via de gemeente. Jaarlijks worden de vrijwilligers gefêteerd met een feestavond.
Bij het exploiteren is het streven dit budgettair neutraal te doen, met andere woorden is het doel geen groot winstoogmerk. Een positiefsaldo wordt gebruikt als reserve voor verduurzaming, onderhoud en de huur van verengingen zo laag mogelijk te houden. Voor grote investeringen is het dorpshuis afhankelijk van subsidies, giften en donaties. Het gebouw is eigendom van de stichting en is vrij van hypotheek en andere lasten.
De stichting beschikt over een bedrijfsnoodplan dat in geval van calamiteiten door brandweer en hulpverleners geraadpleegd kan worden. Het plan geeft een volledige beschrijving van de constructie en de inrichting van het gebouw, met de daarin aanwezige apparatuur en machinerieën. Uiteraard beschikt het gebouw over de voorgeschreven nooduitgangen en brandblusapparatuur.
In 2010 is een AED beschikbaar gekomen met daaromheen een groep opgeleide vrijwilligers die per sms kunnen worden opgeroepen.
Er geldt een strikt handhavingsbeleid met betrekking tot het gebruik van alcohol, aan jongeren onder de 18 wordt geen alcohol verstrekt. Bij grote evenementen wordt aan jongeren waarbij twijfel is over de leeftijd een plastic armbandje om de pols bevestigd. Gelet op de gemaakte afspraken met de buurt wordt (geluid) overlast, met name in de late uren, zoveel mogelijk voorkomen.
8. Financiële verantwoording
Als stichtingsbestuur streven wij ernaar om het dorpshuis ‘t Haarschut als centrale voorziening in het dorp in stand te houden. De exploitatie is gebaseerd op de inkomsten uit verhuur, opbrengsten sociaal culturele activiteiten en feesten en partijen. Aan de gebruikersraad wordt financiële verantwoording afgelegd. Daarnaast stelt de gebruikersraad een begroting op. Deze is normaliter gelijk aan de jaarrekening tenzij er nieuwe activiteiten gaan plaatsvinden.
9. Energiebeleid
In 2015 heeft het stichtingsbestuur het dorpshuis een grote opknapbeurt gegeven. Met provinciale ondersteuning is er een energiescan uitgevoerd. Op basis van deze energiescan is er geïnvesteerd in het verduurzamen van het dorpshuis. Voor een bedrag van ruim €50.000 is de verouderde cv-installatie vervangen en zijn er 104 zonnepanelen op het dak geïnstalleerd. Het alert zijn op energieverbruik, verduurzamen, gebruik maken van milieuvriendelijke materialen past bij onze visie van het dorpshuis. Dit is tevens vormgegeven in het logo van het dorpshuis.
Het beleidsplan, van dorpshuis ’t Haarschut, is herschreven in mei 2023.