Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement van Stichting Dorpshuis Kloosterhaar

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 6 september 2018

Inhoud:

  1. Algemeen
  2. Begripsbepaling
  3. Werk of beleidsplan en jaarverslag
  4. Taken en bevoegdheden van het bestuur en bestuursleden
  5. Rooster van aftreden
  6. Besluiten
  7. Vergaderingen
  8. Jaarvergadering
  9. De Gebruikersraad
  10. Commissies/werkgroepen/projectgroepen
  11. Slotbepalingen

1. Algemeen

Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten.

Het huishoudelijk reglement wordt samengesteld en goedgekeurd door het voltallige bestuur.

Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de Stichting Dorpshuis Kloosterhaar.

De voorgestelde wijzigingen moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan de vergadering van de leden van de gebruikersraad.

Elk jaar wordt het huishoudelijk reglement geëvalueerd en zo nodig aangepast of herzien. Dit geschiedt in de jaarvergadering, waarbij de jaarstukken worden vastgesteld.

2. Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Dorpshuis Kloosterhaar, gevestigd te Kloosterhaar, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zwolle onder nummer 05057333;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 13-11-2017 bij notaris Vechtstede in Hardenberg;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de Statuten;
  • de Gebruikersraad: de Gebruikersraad als bedoeld in artikel 11 van de statuten;
  • commissie: groep personen die bepaalde taken verricht ten diensten van de stichting.

3. Jaarverslag

Het bestuur van de stichting presenteert eenmaal per jaar het financieel jaarverslag ter goedkeuring aan de Gebruikersraad.

4. Taken en bevoegdheden van de bestuursleden het bestuur:

  • Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
  • Neemt bestuursbesluiten;
  • Beslist in ad hoc situaties met minstens twee bestuursleden over uitgaven tot 1.000 euro;
  • Ziet toe op het functioneren van de commissies

De voorzitter

  • Coördineert het bestuur:
  • Vertegenwoordigt de stichting extern mits er geen andere vertegenwoordigers door de deelnemers zijn aangewezen:
  • Stelt in overleg met de secretaris de agenda’s voor de vergaderingen op:
  • Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  • Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  • Spreekt bestuursleden aan op het vervullen van hun taken;
  • Overlegt met officiële instanties;
  • Leidt de bijeenkomsten welke door het bestuur worden georganiseerd;
  • Neemt deel aan werkgroepen namens het bestuur;

De vicevoorzitter

  • Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

De penningmeester

  • Beheert de financiële administratie;
  • Stelt financiële overzichten op;
  • Levert de benodigde gegevens voor de jaarrekening aan bij de boekhouder
  • Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en
  • investeringen;
  • Begroot en heeft financiële controle over commissie activiteiten;
  • Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers;
  • Schrijft subsidieaanvragen;
  • Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 Euro;

De secretaris

  • Doet de verslaglegging van alle vergaderingen;
  • Maakt samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
  • Archiveert;
  • Doet de postbehandeling en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  • Stelt het register van deelnemers op en houdt deze up-to-date;
  • Verzorgt het algemeen jaarverslag van de stichting;
  • Neemt deel aan werkgroepen namens het bestuur;
  • Schrijft subsidieaanvragen.

5. Rooster van aftreden

  • Het aftreden van bestuursleden geschiedt met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.
  • Gecombineerd aftreden is niet mogelijk voor de volgende combinaties:
  • Voorzitter/secretaris en Secretaris/penningmeester
  • Het rooster van aftreden wordt jaarlijks opgemaakt door de secretaris en vastgesteld door de Gebruikersraad.

6. Besluiten

Het bestuur

Alle besluiten worden genomen bij consensus. Indien de voorzitter vaststelt dat consensus niet wordt bereikt, gaat de voorzitter na of een besluit kan worden genomen met consent, dat wil zeggen dat geen van de aanwezige leden overwegende bezwaren heeft tegen het voorgenomen besluit. Indien de voorzitter vaststelt dat geen consent kan worden bereikt, wordt het betreffende voorstel op de agenda van de eerstvolgende bestuursvergadering geplaatst. Indien de voorzitter vaststelt dat er wederom geen consensus of consent wordt bereikt vindt er een stemming over het voorstel plaats. Het besluit wordt dan genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.

7. Vergaderingen

  • Het bestuur vergadert ten minste zes maal per jaar, waarvan tweemaal met de gebruikersraad
  • in het voor- en najaar. Verder houdt het bestuur eenmaal per jaar een jaarvergadering.
  • De vergaderingen worden in principe afgewerkt volgens de agenda; maar op verzoek kan de voorzitter van die volgorde afwijken;
  • de voorzitter kan staande de vergadering besluiten een of meerdere punten door te schuiven naar een volgende vergadering;
  • agendapunten kunnen worden toegevoegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering.

8. De Jaarvergadering

  • De jaarvergadering vindt eenmaal per jaar plaats.
  • Tijdens de jaarvergadering worden de volgende besluiten genomen:
  • Het wijzigen van de statuten;
  • Het wijzigen van de huishoudelijk reglement;
  • Het aanwijzen van andere vertegenwoordigers van de stichting dan de bestuursleden;
  • Het benoemen van bestuursleden.
  • Deze vergadering wordt bijgewoond door de leden van het bestuur, gebruikersraad en commissies.

9. De Gebruikersraad

Werkwijze

  • De gebruikersraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur van de Stichting
  • De gebruikersraad controleert de door de boekhouder opgemaakte jaarrekening en stelt deze vast.

10. Commissies / werkgroepen / projectgroepen

  • Het bestuur kan uit de groep van gebruikers, deelnemers, bezoekers commissies, werkgroepen of projectgroepen instellen om de activiteiten van de stichting te ondersteunen.

De commissies:

  • worden gevormd voor het ontwikkelen en uitvoeren van voorstellen;
  • kunnen ad hoc of structureel zijn;
  • werken binnen de doelstellingen zoals beschreven in de statuten en de richtlijnen van de huishoudelijke reglementen;
  • iedere commissie heeft een contactpersoon in het bestuur;
  • iedere commissie heeft een vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de communicatie met het bestuur en de andere commissies.

11. Slotbepalingen

  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
  • Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.