Beleidsplan

Beleidsplan Stichting Dorpshuis Kloosterhaar

1.      Inleiding.

Recentelijk heeft de Stichting haar statuten gewijzigd. Het doel was om de gebruikers van het dorpshuis meer invloed te geven op het beleid van de stichting. Het uit te stippelen beleid wordt daarom vastgelegd in een beleidsplan dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gebruikersraad. Door middel van jaarplannen en het vast te stellen jaarplan kunnen de gebruikers toezicht uitoefenen op het gevoerde beleid van het Stichtingsbestuur.

2.      Visie en missie

Statutair hebben wij als doelstelling laten vastleggen:

De stichting heeft ten doel het vergroten en behouden van de leefbaarheid van Kloosterhaar, het bevorderen van de onderlinge verbinding en het welzijn van de bewoners van Kloosterhaar en omgeving

Dit willen wij vormgeven door onderdak te bieden aan verenigingen die het dorpshuis ‘t Haarschut kunnen en willen gebruiken om hun verenigingsactiviteiten te kunnen houden, hun ledenbijeenkomsten kunnen organiseren etc. of te wel het moet hun “clubhuis” zijn. Daarnaast worden er activiteiten georganiseerd die tot doel hebben de saamhorigheid in het dorp te vergroten en te verstevigen. Dit gebeurt in de vorm van sociaal culturele activiteiten, jeugdwerk, vergader en ontmoetingsbijeenkomsten. Kortom het dorpshuis ’t Haarschut dient het kloppend hart van het dorp Kloosterhaar te zijn.

In een dorp als Kloosterhaar staan de voorzieningen onder druk, ook het dorpshuis ‘t Haarschut. In de achter ons liggende jaren zijn winkels gesloten, is de bank verdwenen en staat het verenigingsleven onder druk door teruglopende leden aantallen. Dit heeft gevolgen voor de huuropbrengsten voor het dorpshuis. De huuropbrengst van de pinautomaat is weggevallen, huur uit verenigingsgebruik loopt terug evenals de losse verhuur. Dit heeft direct een gevolg op de exploitatie van het dorpshuis. Er zijn echter ook kansen.  Wegvallende inkomsten moeten gecompenseerd worden door het terugdringen van de lasten en anderzijds door het zoeken naar andere inkomstenbronnen. Als stichting zien wij ook kansen.

In overleg met de vereniging voor Plaatselijk Belang zijn een aantal uitvoerende activiteiten welke onder haar verantwoordelijkheid viel over gegaan naar de stichting. Dit betreft o.a. de activiteiten van het jongerencentrum Kloojoo, het Noaberschap en het Klushuus. Door de overdracht van deze activiteiten is de functie van het dorpshuis ’t Haarschut als kloppend hart van het dorp versterkt en het draagvlak verbreed.

Ook zien wij kansen in de ontwikkeling van zorgwoningen in het dorp. Het streven om de inwoners van het dorp de kans te geven langer in het eigen dorp te blijven wonen betekent ook dat zij gebruik willen blijven maken van de activiteiten in het dorpshuis ‘t Haarschut. Samenwerking met de exploitant van de zorgwoningen geeft ook mogelijkheden.

De jeugd maakt steeds meer gebruik van het dorpshuis als ontmoetingsruimte. Zij openen, gebruiken en sluiten het centrale ontmoetingsdeel naar eigen behoefte. Ook zijn zij gestart met een sportcafé.

Als stichtingsbestuur willen wij ook een breder aanbod van activiteiten die bestemd zijn voor alle inwoners. Daarom streven wij ernaar om een activiteiten commissie/programmaraad in het leven te roepen die zich hier mee bezig houdt. Dit betreffen activiteiten in de vorm van toneeluitvoeringen, concerten incidentele activiteiten etc.

3.      Bestuur en organisatie

Bestuur en beheer/organisatie Stichting dorpshuis Kloosterhaar heeft een (vrijwilligers)bestuur van vijf personen (waarvan tijdens dit schrijven 1 functie vacant is). De vrijwillige bestuursleden krijgen geen onkosten- of vrijwilligersvergoeding. Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het functioneren van de Stichting. Binnen het bestuur bestaat een portefeuilleverdeling (voorzitter, secretaris, penningsmeester en algemeen bestuurslid). Het bestuur vergadert maandelijks of zoveel meer als nodig is.  De stichting is ingeschreven bij de KvK onder nr.05057333, fiscaal nr. 0061.91.113.B01. De stichting is bereikbaar via e-mail info@dorpshuiskloosterhaar.nl. Op de website www.dorpshuiskloosterhaar.nl is meer informatie te verkrijgen.

Het bestuur bestaat uit:
Riekele Bron, voorzitter
Bernique Horstman, secretaresse
Jolanda Hilberink, penningmeester
Twan ten Napel, algemeen lid belast met technisch onderhoud
Leon Sieben, algemeen lid belast met de coördinatie activiteiten

Onder toezicht van het bestuur functioneren werkgroepen die verantwoordelijk zijn voor enkele activiteiten en of gedeeltelijk onderhoud van het gebouw. Zo kennen wij de werkgroepen Jongerencentrum Kloo-jo,  ’t Noaberschap en Klushuus. Zijn hebben hun eigen begroting en leggen 1 maal per jaar verantwoording af aan het stichtingsbestuur.

Het bestuur heeft een beheerder in dienst. Deze verzorgt de dagelijkse gang van zaken in het dorpshuis en regelt verhuur en bezetting. Er is een grote groep vrijwilligers die haar bij de dagelijkse werkzaamheden ondersteunt. Deze vrijwilligers kunnen voor bepaalde activiteiten een vrijwilligers vergoeding ontvangen volgens de wettelijke normen.

Financiële verslaglegging vindt plaats op jaarbasis. Jaarlijks wordt een begroting en jaarrekening wordt vastgesteld door de gebruikersraad. De gebruikersraad is een vertegenwoordiging van alle vaste gebruikers in het dorpshuis. Onder gebruikers verstaan wij:

  • Alle verenigingen die een huurcontract hebben
  • Kloo-jo
  • Gebruikers van het Klushuus
  • Noaberschap
  • Plaatselijk belang (als vertegenwoordiger inwoners Kloosterhaar)
  • Georganiseerde gebruikers vanuit het dorpshuis (Jeu de Boules, kaartgroep donderdagavond)

4.      Doelgroepen beleid

Het dorpshuis is beschikbaar voor alle verenigingen, organisaties, buurtverenigingen en groepen uit Kloosterhaar, zowel voor hun bestuur- en ledenbijeenkomsten als voor bijeenkomsten gericht op de bevolking van Kloosterhaar. Zij betalen een huurvergoeding tegen het zo genaamde verenigingstarief.

Organisaties met een commercieel belang betalen het zo genaamde commerciële tarief. De tarieven worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld onder goedkeuring van de gebruikersraad.

5.      Activiteiten

In het huidige gebouw zijn ruimten ondergebracht ten behoeve van:

Bibliotheek

Klushuus (sociaal culturele activiteiten)

Jongerencentrum Kloo-jo (sociaal culturele activiteiten jeugd tot 18 jaar)

Daarnaast zijn Muziekvereniging Crescendo, Protestantse Kerk Nederland, Senioren Kontakt Kloosterhaar, Volksdansgroep Ouda, Linedancegroep, Vrouwenvereniging Petra, Zangkoor Jubilate. Zij verzorgen dans, zang, muziek en ontmoetingsbijeenkomst op vaste tijdstippen. Het Noaberschap verzorgt Samen eten, een activiteit waar alle dorpsbewoners kunnen aanschuiven voor een warme maaltijd. Activiteiten die rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van het stichtingsbestuur vallen zijn: Sportcafé, jeugdontmoetingen op zaterdagavond, toneelavonden, concerten, jeu de boules etc.

6.      Programmacommissie

Het Dorpshuis biedt met de beschikbare accommodatie volop kansen voor een breed sociaal-cultureel aanbod. Via het instellen van commissies en door een programmacommissie in het leven geroepen wordt aan een zo’n breed mogelijk aanbod gestalte te geven. De programmacommissie neemt initiatieven, probeert nieuwe activiteiten op te zetten en nieuwe vrijwilligers bij de organisatie daarvan te betrekken. Een goede afstemming met de gebruikers met hun activiteitenprogramma is daarbij essentieel.

7.      Energiebeleid

In 2015 heeft het stichtingsbestuur het dorpshuis ’t Haarschut een grote opknapbeurt gegeven. In dit kader is met provinciale ondersteuning een energiescan uitgevoerd. Op basis van deze energiescan zijn er voor een bedrag van ruim 50.000 euro aan energie maateregelen genomen. Zo is de verouderde cv-installatie vervangen en zijn er 104 zonnepanelen op het dak gelegd. Wij willen voortdurend alert zijn op energieverbruik maar ook op het gebruik van milieuvriendelijke materialen. Wij willen bewust groen zijn. Dit hebben wij ook willen uitdrukken in ons nieuwe logo.

8.      De exploitatie van het Dorpshuis “t Haarschut”

Het dorpshuis wordt in principe gerund door vrijwilligers met ondersteuning van een betaalde beheerder en is niet commercieel van opzet, een sluitende exploitatiebegroting volstaat. Gelet op de gemaakte afspraken met de buurt wordt (geluid) overlast, met name in de late uren, zoveel mogelijk voorkomen. Er geldt een strikt handhavingsbeleid met betrekking tot het gebruik van alcohol, aan jongeren onder de 18 wordt geen alcohol verstrekt. Bij grote evenementen wordt aan jongeren waarbij twijfel is over de leeftijd een plastic armbandje om de pols bevestigd.
De stichting beschikt over een bedrijfsnoodplan dat in geval van calamiteiten door brandweer en hulpverleners geraadpleegd kan worden. Het plan geeft een volledige beschrijving van de constructie en de inrichting van het gebouw, met de daarin aanwezige apparatuur en machinerieën. Uiteraard beschikt het gebouw over de voorgeschreven nooduitgangen en brandblusapparatuur.
In 2010 is ook een AED beschikbaar gekomen met daarom heen een groep goed opgeleide vrijwilligers die per sms kunnen worden opgeroepen.

De exploitatie van het Dorpshuis staat of valt bij de inzet van de vrijwilligers. Er zijn nu zo’n 60 vrijwilligers actief: in het bestuur, het dagelijks beheer, bij de exploitatie van de bar, het schoonmaken en bij het (tuin)onderhoud. Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door ervaren vrijwilligers. Alle vrijwilligers zijn W.A. verzekerd via de gemeente. Jaarlijks worden de vrijwilligers gefêteerd met een feestavond waarbij een feestelijke maaltijd wordt geserveerd. Niet alleen de bevolking maar ook het vrijwilligersbestand vergrijst. Bij de werving van nieuwe vrijwilligers wordt verjonging nagestreefd.

9.      Financiële verantwoording

Als stichtingsbestuur streven wij ernaar om het dorpshuis ‘t Haarschut als centrale voorziening in het dorp in stand te houden. De exploitatie is gebaseerd op de inkomsten uit verhuur, opbrengsten sociaal culturele activiteiten, losse verhuur en feesten en partijen. Aan de gebruikersraad leggen wij financiële verantwoording af. Daarnaast stelt de gebruikersraad de begroting op. Deze is normaliter gelijk aan de jaarrekening tenzij er nieuwe activiteiten gaan plaatsvinden. In grote lijnen ziet de begroting er als volgt uit:

Personeelskosten                          18.676                                  opbrengsten verhuur   13.220

Vrijwilligersvergoedingen             5.586                                  deelnemers bijdragen   2.219

Huisvestingskosten                         6.682

Inkoop horeca                                 28.543                                 opbrengst horeca           57.988

Algemene kosten                           13.498

Positief resultaat                                  442

Totaal kosten                                   73.427                                  totaal opbrengsten        73.427

 

Bij het exploiteren streven wij ernaar om dit budgettair neutraal te doen, met andere woorden wij hebben geen winstoogmerk. Een eventueel positief saldo willen wij gebruiken als afschrijving, zodat er reserves ontstaan waarmee vervangingen kunnen worden bekostigd. De reservering/ afschrijvingen zullen nooit meer bedragen dan 50% van de jaaromzet. Voor grotere investeringen zijn wij afhankelijk van subsidies, giften, donaties etc. Het gebouw is eigendom van de stichting en is vrij van hypotheek en andere lasten.